软电话的界面和真实的电话是一模一样的，功能也是一样的。安装软电话还需要做很多配置。根据不同品牌和不同的型号所做的配置也不一样。

软电话又称为IP电话，它是通过网际网路协定（Internet Protocol，IP）来进行语音传送的。传统的国际电话是以类比的方式来传送的，语音先会转换为讯号，通过铜缆将声音传送到对方。网路电话则是将声音通过网关（gateway）转换为数据讯号，并被压缩成数据包（packet），然后才从网际网路传送出去，接收端收到数据包时，网关会将它解压缩，重新转成声音给另一方聆听。网路电话利用TCP/IP协定，由专门软体将呼叫方的话音转化成数位讯号（往往再经过压缩，这也是网路电话软体好坏的技术关键点），然后打包，形成一个个小数据包，小数据包自由寻找网路空闲空间，将语音数据传输到对方，对方的专门设备或软体接收到数据包后，作一个与前面讲的语音转化成数据包的反过程，如果对方的接收器不一致，还要作技术处理以使语音能够还原。通话全程，我们不用特意租用专门的线路，而只是见缝插针地使用网路，大大节省通话费用。