1．不要离题

举行会议，千万不要离题。要使会议不离主题，会前最好明确以下两点：

（1）思考在前

①传阅议程及所有的相关资料；

②会前争取来自可能同盟者的支持。

(2)避免陷阱

①确保在会议之前明确会议目的；

②当与会者偏离议程时提醒他们。

1.邀请与会者

(1)考虑与会者在一个小组中如何工作。

(2)排定会议时间要考虑旅行时间。

(3)如果有人不能出席，就重新安排会议。

(4)议程的每个项目旁列出发言者的姓名。

会议角色（贡献）

·提供信息 他们是否有共同分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反映。

·提供建议 他们能否提供特殊的意见或信息？

·提供特殊专长 他们的专业身份是否有用？例如，处理契约争议的律师。

·授权行动 他们能否实施以获得统一的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。

2.準备议程

(1)编排议程

①避免在情绪低落时段开会。

②保证将议程的任何改变都通知会议主席。

③议程应儘可能简短，试将议程限于一页纸。

④儘早讨论最重要的问题，此时与会者最精神。

(2)构想议程

①议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。

②目的明确。

③全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。

④把类似的议题放在一起，分配给每一项议程的时间应体现出它们的优先次序。

⑤无人会介意提早结束会议，但是会议超过预定时间会令人不快。

(3)分发议程（议程草案和最终议程）

①决定需要在会上提出的问题。

②将议程初稿发给全体与会者，徵求他们关于项目的建议。

③将建议汇总到下一草案中。

④重新在全体与会者中传阅议程，徵求他们的同意并定稿。

(4)确定地点

不同类型的会议需要不同的会议场所，正确选择会议场所才能达到最佳的会议效果。

特 点
你的办公室

你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子
●你的全部资料在手边

●你的权威性可能得到加强

●可能会有电话干扰，或者有人打扰
下级的办公室

下级的工作处
●可能提高一位下级的地位和士气

●如果工作处狭小，可能会使双方都感到不适
单位会议室

供员工使用的公司会议室
●避免由于使用个人办公室而引起公司等级问题

●外人可能同与会者接触而打扰会议
外面的会议室

在公司之外的中立会议室
●保证没有任何一方占地主优势

●如果保密是重要的，这类会议很有用

●可能很昂贵，并且每个人都不熟悉
会议中心

一个大的聚会场所，例如在一所大学里
●具有开大会的设备

●需要时能够提供技术支持和安全保卫

●可能缺少非正式的小规模聚会的机会
城外的会议场所

异地的一间办公室、会议室或饭店
●适合与会者来自各个地方的情况

●在某种场合增加几分魅力

●旅途时间和食宿耗费很多

(5)安排座位

会议的管理者应该根据不同的会议目的採取不同的座位安排方式。

①一对一形式。这种安排座位的形式适用于小型会议。一对一形式又有三种安排座位的方式，而这三种方式分别包含着三种暗示。

例如，主管找你谈事情，会出现以下三种情形：

情形一 主管：小张过来，坐在我身边，咱们谈一谈。

暗示：支持性，即彼此之间是一种互相支持的关係。

情形二 主管：小张你坐这儿，咱们交流一下。

暗示：合作性，即彼此之间是一种合作关係。

情形三 主管：小张，请坐这个地方，咱们谈一谈。

暗示：面对面，感觉像是在跟客户面对面的沟通，表明彼此是平等的合作关係。

情景四：小张，你坐这咱们怎幺交谈啊。

暗示：迫切需要和你交换意见

在召开正式会议的时候，会议安排者应该根据与会者的级别和商务礼仪的规範分别安排就座。例如，如果会议室的桌子是长条型的，那幺短边最靠里的位置是最尊贵的位置，应该把最重要的与会者安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。

②运用策略安排座位

图30-2 运用策略排座

会议的流程管理

会议的流程管理

会议主席的位置决定了其他座位的意义。一个会议里往往会有几种人，有支持者，有反对者，还有观望者。合理安排这三种人的座位，可以帮助达到会议的目的。对于有争议的会议，儘量避免安排观点相反和观点相近的人相邻而座，还可根据你了解和分析的与会人对所要讨论问题的观点规划座位。此外，与与会者会议中的目光接触也很重要，谁与谁会进行正面目光接触，就相应安排他们相对而坐。

(6)会议用品

会前应检查会议场所相关用品是否準备妥当，它们包括：

①茶具

②休息室、吸菸处

③停车位

④资料

⑤通讯设备

⑥书写用品

填写下表，检查你的会议是否準备好了？

(1)出席会议的目的：
(2)是否一定要开会才能达到上述目的？ 是□ 不是□
(3)会议的形式？ 非正式会议□ 正式会议□ 新的会议形式□
(4)会议时间？
(5)会议的议程及主持人？
(6)会议的地点？
(7)会场如何布置？
(8)出席人数？
(9)出席者名单？
(10)出席者的职称及座位安排？
(11)是否安排出席人员往返会场的交通工具？ 是□ 不是□
(12)是否安排出席人员住宿？ 是□ 不是□
(13)会议通知单何时发出？
(14)是否有资料随会议通知单预先送达？ 是□ 不是□
(15)準备哪些辅助视听设备？
(16)準备哪些文具？
(17)準备停车位？
(18)準备会议场所周边的位置图：电话间

洗手间

茶水间

餐厅

休息室

安全门
(19)是否要求準备资料及副本，资料及副本的份数？
(20)安排膳食及座位？
(21)其他：是否有饮食禁忌 是□ 不是□

是否需要翻译 是□ 不是□

是否有残障者参加 是□ 不是□

1.积极参与

会议参与者应该积极参与会议讨论，收集会议信息，结识新朋友并辨认对立方。

2.倾听发言

(1)聆听发言时注意力应集中，目光直视发言者，表示对发言内容很感兴趣。

(2)与会者在会场上交头接耳和坐立不安，会使倾听发言的人感到不快。

(3)对于无关事项的讨论，在刚开始时就应当进行劝阻。

(4)倾听不仅用耳，倾听发言时的肢体语言也很重要。

3.处理问题

(1)为了使会议取得成功，会议发起者应负起个人责任。

(2)鼓励与会者在会议上轮流担任主席。

(3)你若拒绝一项动议，就应该提出一个可能取得一致的新动议。

(4)作为主席，应该让大家讲出所有观点。

4.做备忘录

(1)备忘录应当简短，并写成笔记形式。

(2)及时递交备忘录，可以促进被讨论问题的及时解决。

(3)会议秘书若对一个问题不太明了，应当与会议主席进行讨论。

(4)备忘录应能让缺席者完全理解。

5.分发和跟蹤备忘录

(1)确保会议主席批准备忘录。

(2)会议结束一两天内分发备忘录。

(3)在两个会议之间跟蹤备忘录中那些要採取的行动。

(4)利用备忘录中某个正在进行的事项编写一份情况报告，与下次会议的议程一起传阅。

(5)每次会议上，与会者一起核实并审批上次会议的备忘录。

会议是沟通协调的一个重要手段，也是公开表达意见的形式，通过举行会议及参加会议，能够听取意见，获得资讯。如果不懂得会议管理技巧，会议不仅会变得毫无意义，而且会浪费大量的时间。因此，要想真正发挥会议的作用，必须明确会议目的，做好会前準备。参加会议者要想达到参加会议的目的，也必须做好参加会议的準备。同时，会后的后续工作也很重要。